Le « Circular Event Toolkit » de VO Event, boîte à outils pour événements écoresponsables, entre en phase de test

VO Event a amorcé sa transition écologique il y a plusieurs années. Aujourd’hui, l’agence passe un nouveau cap et teste actuellement sa boîte à outils « Circular Event Toolkit » en développement depuis près d’un an : 8 fiches pour créer un cercle vertueux de réflexes d’économie circulaire chez toutes les parties prenantes de l’organisation d’événements. Développé en innovation ouverte, ce toolkit sera partagé avec les acteurs du secteur en 2020.

Concevoir et partager en open source une boîte à outils pour favoriser la création d’événements de manière « circulaire », tel était le projet de VO Event, en collaboration avec l’agence Sense, spécialisée en problématique de durabilité, et Emmanuel Mossay, expert en économie circulaire. Un projet qui a retenu l’attention de Bruxelles Environnement qui l’a subsidié début 2019 via le programme Be Circular.

Avec 77.000 événements organisés chaque année en Belgique, la plupart encore conçus avec des habitudes très linéaires, le secteur de l’événementiel a clairement un rôle à jouer. L’agence est convaincue que son avenir, et celui du secteur passent par la circularité.

« Notre défi est bien d’oser bousculer les habitudes. Les solutions proposées par le toolkit ne sont, pour la plupart, pas si complexes ; elles remettent cependant en cause des manières de faire ancrées depuis des années chez les agences, les fournisseurs et les clients. » précise Alexandre Velleuer, Managing Director de VO Event.

VO Event a donc relevé le défi et a imaginé un toolkit, en plusieurs étapes:

1. Un audit de 4 mois

L’agence a analysé ses événements passés. Project Managers et experts ont identifié quels usages ont été faits des ressources et comment le secteur pourrait améliorer ses pratiques dans la perspective d’un effort circulaire.

2. Une focalisation sur 8 thématiques

Mobilier, décoration, alimentation, lieu, gestion des déchets et consommables, signalétique, give away et goodies, mobilité. Chacun de ces 8 thèmes a été développé sous forme d’une fiche explicative accessible, claire et chiffrée. Une fiche dotée de solutions pour adopter des réflexes circulaires lors de la conception de tout événement.

3. Une phase de test, de partage et d’application

Les collaborateurs de VO testent en ce moment la nouvelle boîte à outils sur les événements de ses clients. Une phase inévitable avant de la partager avec le secteur événementiel et éventuellement le grand public.

Début novembre, VO Event a organisé un LAB avec quelques fournisseurs afin de recueillir leurs avis sur leur capacité à répondre aux solutions provenant de l’outil, et donc de proposer des services plus circulaires. Cette transition touche effectivement tout l’écosystème du secteur et VO veut s’assurer que les fournisseurs suivront le mouvement. VO teste d’ailleurs d’ores et déjà en situation réelle l’usage des fiches sur ses propres événements, y compris à l’international comme sur le Sales Launch de la marque Levi’s  qui aura lieu en décembre à Barcelone.

4. Le lancement et le partage de la boîte à outils

L’objectif est de partager du « Circular Event Toolkit » avec tous les autres acteurs du secteur événementiel belge dans l’espoir de voir ce dernier évoluer. Un événement de présentation du toolkit au secteur aura lieu en 2020.

« Seul l’usage pratique et systématique des outils permettra aux agences du secteur événementiel de placer la barre écoresponsable toujours plus haut et aux équipes de se familiariser avec cet aide-mémoire didactique façon « check list ». Signée VO, cette précieuse boîte est pensée pour permettre une transition étape par étape, elle mettra le cercle vertueux à portée de tout organisateur d’événement pour faciliter l’organisation d’ événements avec un impact réduit sur nos ressources naturelles et notre environnement », conclut Alexandre Velleuer.