Het voltallige VO Event team zet zijn schouders onder een internationale incentive van topniveau voor Alter Domus

1.350 werknemers afkomstig uit 30 verschillende landen vertrokken voor 3 dagen naar een onbekende bestemming. Op 21, 22 en 23 september zette VO Event voor de 15de verjaardag van het Luxemburgse bedrijf Alter Domus het grootste incentiveproject op touw.

Om van dit gebeuren een onvergetelijk bedrijfsevenement te maken, bedacht het incentiveteam van VO Event, onder leiding van Denis de Wagheneire, een buitengewoon concept dat niet moet onderdoen voor de grootste modeshows.

Deze incentive begon al in de maand mei en bestond uit drie fasen. De medewerkers van Alter Domus konden daarbij meedoen aan een aantal gemeenschappelijke uitdagingen. Bijkomende motivatie: het team dat het meest punten scoort, krijgt 10.000 euro om aan een goed doel naar keuze te schenken!

Fase 1: Warm-up

Collega’s die op een afstand van meer dan 30.000 km van elkaar verwijderd zijn, beter doen samenwerken … hoe krijg je dat voor elkaar? Dat was de bijzondere logistieke uitdaging waar VO Event voor stond. Samen met het digitale team van VOICE creëerde het agentschap een samenwerkingsplatform om uitwisselingen vanuit alle uithoeken van de wereld mogelijk te maken.

Zo zijn de medewerkers virtueel samengekomen in groepen van 15 personen. Samen hebben ze, onder begeleiding van 30 professionele stylisten, een ‘fashion look’ gecreëerd. Met deze 100 % op herbruikbare materialen gebaseerde creatie hebben ze hun waarden, hun temperament en hun motivatie laten zien. Elk team probeerde een maximum aantal punten te scoren om de liefdadigheidsinstelling van hun keuze te kunnen steunen.

Fase 2: Game on

Mensen uit Australië, China, Europa, de Verenigde Staten contacteren en bij elkaar brengen; de uitdaging was niet simpel voor VO Event. Toch speelden ze het klaar om 1.350 medewerkers samen te brengen, op hetzelfde moment en op dezelfde plaats! Een titanenwerk dat vooral een uitstekende coördinatie vergde van het hele VO-team. Vluchten reserveren, een privévliegtuig boeken, visa regelen … De eindbestemming van deze fase moest bovendien absoluut geheim gehouden worden, anders was het geen verrassing meer.

Na aankomst in het Italiaanse Genua hebben de genodigden elkaar per ploeg ontmoet voor een ‘meet & greet’ in het congrespaleis ter plaatse. Dat was wel bijzonder na vijf maanden virtuele samenwerking. Drie uur lang hebben ze zich geconcentreerd op modegerelateerde activiteiten: hun creaties fitten op professionele mannequins, collages maken op basis van gerecycleerde stoffen en magazines, accessoires maken, een fotoshoot, enzovoort.

De ene uitdaging volgde op de andere. Het doel: zoveel mogelijk punten vergaren. Zo kregen de ploegen de missie om hun logo te ontwerpen en een business plan uit te tekenen om hun creatie te promoten.

Daarna gingen de genodigden aan boord voor een cruise naar een onbekende bestemming (Marseille). Bij hun aankomst vonden ze een terminal die was omgebouwd tot catwalk! Net aan wal gestapt, kwamen de gasten midden in een echte fashion show terecht, met het resultaat van het werk dat ze zelf hadden ontworpen. Een grandioze defilé, gevolgd door een gala-avond waarop de winnaars van de competitie werden aangekondigd!

Fase 3: Keep in touch

Terug aan boord konden de passagiers zich wat ontspannen. s’ Avonds vierden ze het succes van dit schitterende avontuur met een feestelijke avond, op de tonen van de beroemde DJ Henri PFR. 

Aangekomen op hun eindbestemming konden de gasten rustig genieten in de prachtig ingerichte lounge zone van het congrespaleis van Genua.

De kers op de taart? Over een maand kunnen alle gasten de foto’s van hun reis bekijken in een virtueel magazine, geïnspireerd op de grote modetijdschriften.

Met dit buitengewone evenement verlegde VO Event opnieuw de grenzen van de incentive en bevestigt het tegelijk de toegevoegde waarde van een event-agentschap voor het organiseren van grote events op maat, wat een ingewikkelde coördinatie vereist.

Denis de Wagheneire, Client Services Director bij Vo Event, “Het is fantastisch om een project te zien slagen waar bijna twee jaar voorbereiding aan vooraf zijn gegaan! Het is geweldig om mijn collega’s en teams bezig te zien met een ongekend enthousiasme. Het is heerlijk om de verbazing te zien op de gezichten van de gasten, in elke etappe van het programma. En het is ontroerend om de emotie te zien in de ogen van onze klant. Dat is het mooie aan de event-business. VO Event kan dus met veel trots besluiten dat we deze gedurfde uitdaging met succes hebben afgerond. Dit is echt een uniek project op Europees, en misschien zelfs op wereldvlak.”

Het evenement in cijfers:

• 3 dagen
• 1.350 genodigden uit 30 landen
• 91 ploegen en 30 stylistes
• 50 nationaliteiten
• 406 organisatoren
• 1 boot met 16 verdiepingen