De "Circular Event Toolkit” van VO Event, een toolkit voor ecologisch verantwoorde(lijke) evenementen, gaat de testfase in.

Zelf is VO Event al enkele jaren geleden met zijn ecologische transitie begonnen. Vandaag zet het bureau een nieuwe stap met het proefdraaien van zijn “Circular Event Toolkit” die al bijna een jaar in ontwikkeling is: 8 factsheets die bedoeld zijn om ecologisch verantwoorde reflexen te kweken en binnen de eventsector een virtueuze cirkel van circulaire economie op gang willen brengen. De toolkit is zowel naar inhoud als naar vorm (open-source) vernieuwend en wordt vanaf 2020 gedeeld met alle spelers uit de branche.

VO Event wilde een toolkit ontwerpen om de “circulaire” organisatie van evenementen te ondersteunen. Een toolkit die bovendien makkelijk via open-source zou kunnen gedeeld en verspreid worden. Dus ging VO in zee met Sense, een bureau dat zich specialiseert in duurzaamheidsvraagstukken, en Emmanuel Mossay, expert circulaire economie. Het project verscheen meteen op de radar van Leefmilieu Brussel dat het initiatief begin 2019 ondersteunde via zijn Be Circular-programma.

Elk jaar worden in België 77.000 evenementen georganiseerd. Bij de meeste daarvan wordt nog steeds de lineaire aanpak van weleer gehanteerd. De eventsector is duidelijk aan herbronning toe. Als bureau is VO Event ervan overtuigd dat zijn toekomst, en die van de sector, van circulaire aard zal zijn.

“Oude gewoontes aankaarten en aanpakken ... dat is onze uitdaging. De oplossingen die we met de toolkit aanreiken zijn doorgaans niet eens zo ingewikkeld, maar ze durven wel vastgeroeste gewoontes bij bureaus, leveranciers en klanten in vraag stellen”, aldus Alexandre Velleuer, Managing Director van VO Event.

VO Event ging dan ook de uitdaging aan en stelde, in verschillende fases, een toolkit op punt:

1. Audit van vier maanden

Het bureau nam eerst zijn eigen evenementiële voorgeschiedenis onder de loep. Projectmanagers en deskundigen analyseerden hoe de middelen tot nog toe werden ingezet en hoe de sector zijn praktijken met het oog op een circulaire inspanning zou kunnen verbeteren.

2. Aandacht voor 8 thema's

Meubilair, decoratie, catering, locatie, beheer en verwerking van afval en verbruiksgoederen, bewegwijzering, giveaways en goodies, mobiliteit. Voor elk van deze 8 thema’s werd een heldere, begrijpelijke en genummerde factsheet ontwikkeld. Wie een event op poten wil zetten, vindt in deze factsheets een schat aan circulaire reflexen en oplossingen terug.

3. Fase van testen, delen en toepassen

De medewerkers van VO laten de toolkit momenteel proefdraaien op klantenevenemten. Deze fase is onontbeerlijk, zodat de toolkit straks kan worden gedeeld met de evenementensector en wie weet zelfs het grote publiek.

Begin november heeft VO Event ook een LAB georganiseerd met enkele leveranciers om hun feedback te vragen. Hoe haalbaar is het om met de oplossingen van de tool aan de slag te gaan? Kunnen de circulaire diensten met hun input nog verbeterd worden? Het is een transitie die hoe dan ook het hele ecosysteem van de sector aanbelangt en beïnvloedt en VO wil ervoor zorgen dat hun leveranciers de boot niet missen. VO onderwerpt de factsheets trouwens al aan een doorgedreven lakmoesproef door ze in te zetten bij eigen evenementen, inclusief internationale events zoals de Levi's Sales Launch in december in Barcelona.

4. Lanceren en delen van de toolkit

Om de branche in positieve zin te doen evolueren, zal de 'Circular Event Toolkit' worden gedeeld met alle actoren in de Belgische evenementensector. De toolkit wordt in 2020 officieel aan de sector voorgesteld.

“Enkel door deze tools systematisch en in de praktijk te hanteren, kunnen eventbureaus de ecologisch verantwoorde(lijke) lat steeds hoger leggen. Gaandeweg raken ook hun teams vertrouwd met dit didactische geheugensteuntje in de vorm van een ‘checklist’. Deze waardevolle toolkit, een concept van VO, brengt stap voor stap de virtueuze cirkel binnen handbereik van elke eventorganisator. Zo wordt het voortaan makkelijker om events te organiseren met een lagere impact op onze natuurlijke hulpbronnen en het milieu”, besluit Alexandre Velleuer.